Risolvere il problema delle PEC massive con Aruba

Risolvere il problema delle PEC massive con Aruba

Con il Decreto del Presidente della Repubblica n. 68 dell’11 febbraio 2005, la PEC è diventata obbligatoria a termini di legge e per motivi di privacy dal 2009 per i professionisti, dal 2012 per le società e dal 2013 per le ditte individuali. La PEC ha il grande vantaggio di poter essere equiparata da un punto di vista normativo e legislativo ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, evitando così parecchie noie e beghe legali.

I principali servizi di PEC presentano però una lacuna tutt’altro che trascurabile almeno per una determinata categoria di aziende e professionisti: non prevede l’invio multiplo PEC. Si tratta in realtà di una funzione molto importante richiesta da diverse attività e studi di commercialisti, avvocati, notai, ingegneri, società e agenzie di servizi, industrie di piccole, medie e grandi dimensioni ecc.

In commercio è arrivato però un software che risolve brillantemente il problema: MultiPec. Si tratta di un’utility sviluppata da Start Up srl, una società di servizi per aziende, imprese e professionisti che consente di inviare PEC a più destinatari nascosti. Scopriamo nel dettaglio come configurare MultiPec e quali funzionalità offre.

La configurazione di MultiPec

La configurazione è molto semplice e l’utente può seguire una procedura guidata step by step. Innanzitutto bisogna cliccare sul menu in alto “Amministrazione” e poi “Wizard di configurazione”, poi inserire la chiave di attivazione della licenza abilitata al momento dell’acquisto della utility. Successivamente si possono configurare gli SMS per indicare il nominativo come mittente degli SMS e l’email a cui mandare la copia degli SMS inviati. Il terzo passo consente di impostare i parametri di invio delle email ed eventualmente preimpostare gli indirizzi predefiniti per i campi destinatario, CC e CCN di ogni email inviata. Con questa opzione è possibile effettuare l’invio massivo PEC con Aruba o con i principali servizi di PEC come Legalmail e Register.

A questo punto è possibile impostare i parametri di configurazione della PEC. Devono essere inseriti i dati del server SMTP e preimpostare gli indirizzi predefiniti per i campi destinatario e CC di ogni PEC inviata. Il quinto passo permette di configurare il file Excel della rubrica, in modo da tenere ordinatamente tutti i nominativi e di suddividerli per categorie per inviare le mail con un certo ordine visivo. Infine basta indicare la cartella dove si intende salvare lo storico degli invii.

Infine il parametro “Driver Microsoft Rubrica” indica i driver di sistema che vanno utilizzati per la lettura dei file Excel. All’occorrenza è possibile impostare dei secondi di pausa tra un invio e l’altro per rispettare i limiti di invio al minuto predisposti da alcuni provider in base al servizio di posta elettronica certificata utilizzato.

I vantaggi pratici di MultiPec

Sempre più professionisti ed aziende si stanno affidando a MultiPec che garantisce l’invio della PEC multipla con Aruba e l’invio con PEC CCN. Gli utenti possono inviare con un solo clic la stessa email a più destinatari e contemporaneamente, con la funzione CCN (copia carbone nascosta), possono anche nascondere gli indirizzi. Ciò significa che tutti i destinatari riceveranno l’email senza però vedere gli indirizzi degli altri.

Questo vantaggio si traduce in un grande risparmio di tempo, risorse ed energie a beneficio della produttività dell’azienda. Un’altra funzione molto utile è rappresentata dall’opzione stampa/unione che consente di personalizzare le PEC multiple inviate e di allegare tutti i file ed i documenti necessari.

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